Reagointi ja yrityksen toiminnan kehittäminen haluttuun suuntaan koetaan yleisesti ottaen helpommaksi jos nykyinen tilanne on kaikille selvä ja voidaan tunnistaa mahdollisen muutoksen vaikutukset. Tätä tavoitetta helpottaa yrityksessä prosessien määrittäminen ja noudattaminen.
Onko sinulle tuttu tilanne, että organisaatiossa yksikkö/divisioona tuntee omat toimintamallit sekä prosessinsa, mutta koetaan tuskaa koska muiden yksiköiden/divisioonien prosesseihin ei ole ymmärrystä tai näkyvyyttä?
Useimmat siis tunnistavat prosessit ja toimintamallit joiden kanssa toimivat päivittäin, mutta kokonaisymmärrys niiden linkityksestä organisaation tasolla on puutteellista.
Miten tapahtimakeskeinen toimintamalli yleensä vaikuttaa?
Muutoksien lopputulosta osataan ennustaa huonosti
Riskit ja epävarmuus tiedonsiirrossa sekä muutoksissa kasvaa
Uusien henkilöiden osallistaminen on hyvin aikaa vievää
Yleinen epätietoisuus ja mahdollinen arvailu kuinka muut yksiköt toimivat
Toimintamallien kehittämisen tulokset jäävät vähäisiksi
Tekninen kehittäminen tuntuu haastavalta ja yleensä raapasee pintaa vain jostain osuudesta
Tapahtumakeskeisen organisaation haaste
Tapahtumakeskeisessä organisaatiossa yleensä tunnistetaan kuinka prosessi voidaan aloittaa. Aloittamisen jälkeen ei välttämättä ole enää näkyvyyttä mitä muita organisaation osia tehtäväketjun suoriutumiseen osallistuu. Palaute prosessin käynnistämisestä saattaa palautua täysin toisesta organisaation osasta.
Kokonais- ja tilannekuva puuttuu
Prosesseja toteuttavista organisaation osista osa, on kiinnostunut ainoastaan tiedosta jotta prosessi voidaan aloittaa ja osa lopputuloksesta.
Esimerkkinä;
Keskustelet mobiililiittymä kauppiaan kanssa puhelimessa ja kieltäydyt päivittämästä uudempaan liittymäversioon koska kuuluvuus on ollut aikaisemmin niin huono. Päätät puhelun. Kahden päivän päästä soittaa mobiilioperaattorin teknikko ja sanoo, että on tutkinut sinun kuuluvuus ongelmia.
Hienoa jos näin toimisi, mutta hieman hämmentävää asiakkaana ja kuinka näin pääsi tapahtumaan organisaation sisällä?
Prosessikeskeinen organisaatio
Ratkaisuna funktionaalisen organisaation toimintamallin kehittämisessä on pyrkiä kuvaamaan prosessiketjuja prosessikeskeisesti läpi organisaation.
Prosessikeskeinen kuvaaminen mahdollistaa selkeämmän yleiskuvan kunkin prosessiketjun vaikutusalasta organisaation laajuudella.
Muita tunnistettuja hyötyjä
Mahdollistaa helpomman määrittelyn yrityksen pääprosesseista jotka tuovat kilpailuetua
Tunnistetaan organisaation yksiköiden vastuu prosessiketjun tuloksista
Henkilöstö tunnistaa mikä rooli heillä on kokonaisuuteen
Vastuun nimeäminen on helpompaa organisaatiotasolla
Investoidaan prosessiketjuihin jolla on vaikutusta organisaation toimintaan
Yrityksen kehittäminen tapahtuu liiketoimintaa kehittämällä jolloin kehitetään liiketoimintaprosessia ja sen johdosta toimintamalleja tai tekniikkaa
Suorituskyvyn mittaaminen organisaatiotasolla helpottuu
Keskitytään toiminnan muokkaamiseen lopputuloksien perusteella
Organisaatioon muodostuu yhteisesti sovittu prosessien mallintamisen "kieli"
Prosessien kuvaaminen
Lue kuinka prosesseja voidaan mallintaa ja mitä työkaluja mallintamiseen löytyy.
Haluatko kuulla lisää?
Latenttin on liiketoimintaprosessien digitalisoimiseen sekä automaatioon erikoistunut asiantuntijatalo.